a Caneta

12 segredos de produtividade para você

[box] Texto originalmente publicado em 27/01/2016.[/box]

Existe uma modinha por aí relacionada ao empreendedorismo. Há quem ame, há quem odeie. Independentemente do que você pensa sobre o tema, certamente tem de lidar com os desafios relacionados à organização do tempo e à produtividade pessoal. O texto abaixo pode ser muito útil nessa batalha. A tradução heróica é de Kamylla de Melo, que escreve no À moda da Kam (obrigado, KamKam!).

O texto original pode ser lido aqui.

Ao texto:

* * *

12 Super Segredos de produtividade que todo empreendedor deve saber

Frustrante não é?

Você trabalha muito duro todos os dias, mas a quantidade de coisas adicionadas à sua lista de afazeres é maior do que a sua capacidade de concluí-las.

Parece que você nunca vai estar à frente no serviço, não importa o quê.

Você achava que tudo poderia ser feito até o final do dia, mas você ainda há tanto a fazer. É 0h00m e você está morto de cansaço, então você adiciona essas coisas à lista de afazeres de amanhã e vai pra cama.

Lá no fundo, você sente inveja daqueles milionários e bilionários que fazem seu trabalho e conseguem também passar muito tempo com suas famílias, algo com que você apenas sonha.

Você acha que eles só podem ter algum tipo de superpoderes que lhe faltam e não há nenhuma maneira de resolver esta situação —  você está condenado para a vida!

Na verdade, não tem nada a ver com superpoderes ou talento natural. São os métodos secretos que eles usam que os torna diferentes. E você pode aprender a tornar-se tão produtivo como eles, e muito mais.

1. Jogue fora a sua lista de afazeres.

Isso acontece com você, não é?

Você tem mais coisas nessa lista do que horas no dia. E para se sentir melhor consigo mesmo, você faz as tarefas mais fáceis e deixa as mais complicadas para mais tarde. O único problema é, à noite você está cansado de modo que você procrastina as grandes tarefas. Tudo porque você queria olhar para uma pequena lista. Na verdade, essa é apenas uma das razões pelas quais você não deve trabalhar a partir de sua lista de coisas a fazer.

Especialistas de produtividade, incluindo bilionários do mundo não usam listas de afazeres, eles usam calendários para programar suas tarefas. Não acredita em mim? Olhe por você mesmo.

Eu não sou bom em listas de afazeres. Em vez disso, eu uso e-mail e pastas desktop e meu calendário online “.

-Bill Gates

Mesmo Elon Musk, Kevin O’leary e muitos outros vivem seus dias a partir de um calendário.

Listas de tarefas têm muitos problemas. Alguns deles são:

• É tentador escrever uma longa lista de tarefas para a qual você não será capaz de encontrar tempo.

• Elas não levam em conta o tempo, então você acaba subestimando a quantidade de tempo que leva para terminar sua lista e, portanto, continuar a acrescentar mais tarefas ao longo do dia.

• Você procrastina nas tarefas que odeia e realiza aquelas que gosta, queimando a sua energia em tarefas de baixa prioridade em troca de tarefas de alta prioridade e que estão te puxando para baixo.

Por outro lado, os calendários são:

• Conscientes do tempo, você sabe exatamente quanto tempo cada tarefa deve levar, portanto, evita restrições em muitas tarefas em um dia. Eles vão forçá-lo a eliminar as coisas sem importância.

• Mais fáceis de gerenciar uma vez que seu dia vai ser descrito bem na sua frente.

• Mais importante ainda, eles o motivam a fazer o trabalho a tempo e dentro do prazo; caso contrário, todo o dia é arruinado.

Então este é o segredo número um que você precisa aplicar se você quiser ver qualquer mudança em sua vida.

Agora a pergunta é, como usar o calendário e que calendário usar?

Existem dois tipos de calendários por aí:

• Impresso

• Eletrônico

Então, qual é melhor?

É um palpite fácil. O eletrônico tende a ser melhor porque:

• Você pode colocar automaticamente suas tarefas diárias no modo de repetição e economizar tempo escrevendo todos os dias.

• Você pode carregá-lo com você por onde quiser (em seu smartphone ou qualquer outro dispositivo).

• Você economiza papel e cuida do meio-ambiente.

O melhor calendário eletrônico é o Google Calendar.

Agora, a verdadeira questão: como usar um calendário?

1 Bem para começar, há um excelente tutorial para o Google Calendar no Youtube.

2 Uma vez que você o assistiu, você já deve entender como ele funciona. Então abra o Google Calendar.

3 Agora, mova as tarefas da sua lista de coisas a fazer e coloque-as como eventos no calendário. Certifique-se de atribuir tempo suficiente para cada tarefa. O padrão de tempo é de 1 hora, então, certifique-se de reduzi-lo para tarefas que exigem menos tempo.

4 Está tudo pronto. Certifique-se de atualizar o aplicativo do Google Calendar se você fizer as edições a partir de um computador.

2. Não trabalhe em tarefas urgentes primeiro.

Um monte de gente acha que urgente significa alta prioridade. Embora às vezes seja verdade, esse nem sempre é o caso.

Então, o que é urgente? Dizer que algo é urgente é o meio que as pessoas costumam utilizar para serem atendidas primeiro. Ele também pode vir de pessoas que se preocupam e têm níveis de baixa tolerância ou mau julgamento com as prioridades.

Ok, então o que é exatamente uma tarefa de alta prioridade?

Há uma excelente matriz feita pela MindTools que mostra os quatro tipos de tarefas com as quais você vai se deparar. Esforço encontra-se sobre o eixo X e Impacto sobre o eixo Y.

Action-Priority-Matrix

Listados em ordem das mais importantes para as menos importantes:

• Grandes Projetos são a primeira coisa na qual você deve se concentrar logo pela manhã, enquanto você está no pico de sua energia. Eles exigem mais esforços e eles dão as maiores recompensas, eles incluem todo o trabalho duro que é necessário realizar para o início do seu sucesso e colocam dinheiro no seu bolso.

• Vitórias Rápidas são tarefas que têm alto impacto, mas exigem menos esforço e é por isso que elas são chamadas assim. Você pode fazê-las depois de ter concluído os grandes projetos.

• Complemento são tarefas de baixo valor que não precisam de muito esforço. Você as faz para preencher seu tempo livre ou pode terceirizá-los.

• Tarefas ingratas são as tarefas que não importa muito para o sucesso da sua empresa, mas exigem um grande esforço para fazer. Eles são ingratas porque os esforços que você dispensou nelas vai leva-lo a pouca ou nenhuma recompensa, estas devem ser terceirizadas quando possível.

Lembre-se delas quando estiver criando sua agenda no calendário.

3. Consiga tempo para e-mail e mídias sociais.

Indo de encontro ao conselho que diz “não verificar e-mail ou redes sociais, exceto uma vez por dia”, especialistas como Kevin Kruse (que entrevistou 9 bilionários, 13 atletas olímpicos, 29 estudantes Nota 10 e 239 empreendedores) dizem que o método mais eficaz para gerenciar e-mail é através da implementação de “O Sistema 321Zero”.

Aqui está como funciona o Sistema 321Zero:

Agende 3 sessões de 21 minutos cada em seu calendário para atualizá-los(manhã, tarde, noite).

Esvazie a sua caixa de entrada durante esse tempo.

Embora o seu conselho não inclua a redes sociais, elas podem ser incluídas nos smartphones de pessoas viciadas de hoje que preferem enviar mensagens WhatsApp em vez de e-mails.

Então, em vez de atribuir 21 minutos para e-mail você pode atribuir 30 minutos para e-mail e redes sociais (15 minutos para cada). Dessa forma, você começa a se espalhar suas respostas às mensagens e notificações durante todo o dia, em vez de uma vez por dia, o que não é prático nestes tempos.

Se você quiser levar a gestão de e-mail para o próximo nível, você pode ler o artigo completo de Kevin Kruse sobre como milionários conseguem gerir seus e-mails.

4. Tenha super-foco.

Um estudo conduzido pela Professora Gloria Mark descobriu que, após uma distração leva-se, em média, 23 minutos para recuperar completamente o seu foco!

Então, o que isso significa?

Bem, digamos que o seu cônjuge entra pela porta e o interrompe por apenas “dois segundos”, que normalmente leva um minuto ou dois, talvez cinco.

O que parecia o seu cônjuge como uma interrupção de dois minutos acabou de custar-lhe 25 minutos de tempo de foco!

E é por isso que você não deve deixar nada incomodá-lo a todo custo.

Então, como você consegue super-foco até que todo o resto desapareça ao redor?

Simplesmente fazendo alguns ajustes:

• Trabalhando em uma sala silenciosa.

• Limpando sua mesa e só deixando o que você precisa ao alcance.

• Colocando o telefone no modo silencioso (não vibrar) ou modo de voo, em seguida, colocá-lo horizontalmente para que você não veja a luz da tela para cima ou melhor ainda, colocá-lo em outra sala.

• Pendurando uma bengala “Não perturbe” na sua porta e tranque-a. Deixe todos saberem que você deseja ficar sozinho.

• Virando sua mesa em direção a uma parede lisa e sem atrativos. A última coisa que você precisa é a visão hipnotizante da janela ou de um colorido papel de parede.

• Trabalhando em períodos de 25 a 90 minutos e tendo uma pausa de 10-30 minutos entre cada sessão.

• Ficando bem hidratado. Mantenha uma garrafa de água ao lado de você.

Caso você queira levar o seu treinamento de foco ao próximo nível, recomendo que leia  Laser-Sharp Focus. A No-Fluff Guide to Improved Concentration, Maximised Productivity and Fast-Track to Success, por Joanna Jast.

5. Deixe outra pessoa fazer.

Isto pode parecer contraintuitivo. Não é para você começar a fazer as coisas?

Bem, sim, mas você não pode fazer tudo sozinho. Você tem as mesmas 24 horas como todos os outros e obviamente você não é um especialista em tudo.

Coisas como contabilidade ou design de logotipo podem levar um monte de tempo. Esses tipos de tarefas devem ser terceirizadas se elas ocupam muito do seu tempo e você pode encontrar alguém para fazê-las por um bom preço.

Eu vi tantos autores perderem metade do seu tempo no design de seus livros quando eles poderiam ter dado a tarefa para alguém no Fiverr por míseros $ 10.

Lugares como fiverr, upwork, freelancer etc, são bons lugares para encontrar designers de livros, desenvolvedores web, contadores, editores, e qualquer outra coisa que você possa pensar.

Então, em vez de desperdiçar seu tempo em coisas como design de livros que podem levar horas para fazer, terceirize. Concentre-se em tarefas que agregam mais valor nas quais você é bom, como a escrita.

6. Não planeje na noite anterior.

Muitos empreendedores dão o conselho de que você deve planejar o seu dia na noite anterior. Você provavelmente já viu isso por toda a Internet.

Mas, depois de um longo dia de tomada de decisões, sua capacidade mental para tomar mais decisões diminui. Segundo pesquisa feita em uma sala do tribunal, os juízes eram mais propensos a dar uma decisão favorável na parte da manhã em comparação a mais tarde no dia.

A razão por trás disso é porque sua força de vontade é como um músculo, e ele fica cansado depois de tomar decisões. Por essa razão, a tomada de decisões de planejamento durante a noite não é uma boa ideia.

O planejamento é vital para o desempenho ideal. Sem um plano, é provável que você procrastine, em vez de executar o seu plano.

Um plano sólido consome tempo e energia. É por isso que você deve planejar para toda a semana, em vez de passar o tempo a cada noite ou de manhã planejando seu dia.

Um bom momento para criar o seu cronograma seria o dia antes de sua semana de trabalho (manhã de domingo, se sua semana de trabalho começa na segunda-feira).

Você pode ter que fazer alguns pequenos ajustes antes de ir para a cama e que é totalmente bom, contanto que não seja uma decisão importante de planejamento.

Ao planejar sua semana siga esta diretriz: A manhã é para tarefas de alta prioridade, como mencionamos anteriormente.

7. Faça um trabalho mediano.

Você é um perfeccionista? Se você não for, então bom para você. Se você for, então você tem um problema sério. Porque para você, nada nunca está acabado.

Você se concentra em cada detalhe e tenta fazer o seu trabalho “perfeito.” Mas posso garantir-lhe que nada é perfeito.

Os seres humanos não podem criar a perfeição.

Até mesmo o Rolce Royce Phantom, uma obra-prima, não é perfeito. É um excelente produto, mas não perfeito. Ainda pode quebrar, mas é muito durável.

Mas como uma jovem startup seu produto não precisa ser nada perto disso. O seu objetivo é lançar um produto viável mínimo que apenas faz o trabalho e, em seguida, continuar a melhorá-lo com base no feedback — você sabe, o caminho mais fácil.

Desde que aquilo que você está fazendo funcione, está completo! Fim de história.

8. Aprenda os atalhos escondidos.

Às vezes as coisas são sobre se mover rápido e pegar os becos. Pessoas preguiçosas como eu amam isto, e é muito mais simples, mas muitos de nós não tiram proveito disso.

Alguma vez você já pensou em aprender a rota mais curta antes de dirigir? Aprender a ler mais rápido? Ou apenas encontrar uma maneira de ser capaz de fazer algo de uma forma mais rápida?

Para iniciantes, não muitas pessoas realmente aprendem a ler ou escrever mais rápido. Eles acham que vai levar muito tempo e acabam perdendo mais tempo do que levariam para ler lentamente. Outras pessoas são apenas preguiçosas.

A leitura e a escrita são atividades diárias para os empreendedores, e é por isso que eu vou dar-lhe alguns recursos para melhorar a sua velocidade.

Para ler:

Spreeder.com

Speed Reading por Tim Ferriss

Para Digitação:

Keybr.com

Ratatype.com

Typeracer.com

Aqui estão mais algumas dicas:

• Dentistas recomendam escovar os dentes duas vezes por dia, durante 5 minutos, se você tiver uma escova de dentes manual e, de 2-3 minutos se você tiver uma escova de dentes elétrica. Por esse motivo, arranje uma escova de dentes elétrica.

• Para a condução você pode dirigir mais rápido, mas então você pode se envolver em um acidente que desperdiça tempo e sua segurança; nesse caso, apenas faça do tempo produtivo, ouvindo um podcast ou palestra enquanto isso. O mesmo acontece com o resto do seu transporte ou o tempo ocioso, tire o maior proveito possível, ouvindo algo benéfico.

• Se você ainda está na faculdade e você quer impressionar seus pais ou apenas tirar boas notas da maneira mais rápida possível,  aplique os métodos que temos falado neste post e aborde questões de forma estratégica. Você não precisa responder a cada pergunta em uma atribuição ou teste para obter uma ‘A.’ Trabalhe duro nas peças que valem as notas mais altas e veja rapidamente as de baixa pontuação. Não gaste a mesma quantidade de tempo em uma questão que vale um ponto como você gastaria em uma que vale 10.

Há um atalho para quase tudo. Você nunca sabe: você pode acabar criando um produto que economiza algum tempo para as pessoas. As pessoas pagam para obter ferramentas que poupam tempo e tornam suas vidas mais fáceis. Sempre pergunte a si mesmo, como posso fazer isso mais rápido?

9. Organize-se para completar o desafio da “flexão”.

Porque a nossa força de vontade é limitada, sempre que definimos um grande objetivo, como um treino de 30 minutos, tendemos a ficar com preguiça. Parece ser uma tarefa muito grande para ser concluída. No entanto, se lhe foi dito para fazer apenas uma flexão, você não precisa de muita força de vontade para se levantar e fazer isso. A coisa toda parece uma piada. Uma flexão? Eu vou fazer isso agora, e, uma vez que você já está na posição flexão, por que não fazer um pouco mais? E desde que seu coração está bombeando por que não fazer alguns agachamentos? Antes que você perceba, você já fez o seu treino de 30 minutos.

Você pode aplicar isto a tudo em sua vida, por exemplo:

• Leitura

• Escrita

• Limpeza

• Pesquisa

Basta dar a si mesmo uma meta ridícula, como lavagem de apenas 3 pratos, e antes que você perceba, a pia da sua cozinha estará brilhando.

Isto foi inspirado por Stephen Guise, autor de Mini Habits.

10. Durma como um urso.

Sabe o que é de partir o coração?

A pior parte sobre a privação do sono não é o risco de contrair diabetes. Não é o risco de ataque cardíaco, acidente vascular cerebral, ou obesidade. Nem mesmo a incapacidade para o seu corpo de remover proteínas tóxicas a partir de suas células cerebrais (embora isso seja ruim).

Não, a pior parte é que a privação de sono custa aos EUA 63 bilhões de dólares anualmente em perda de produtividade. Quer dizer, isso é um monte de dinheiro.

Se você não pode obter suas 7-8 horas de sono, então, tire cochilos de energia ao longo do dia. Não é de admirar que o Google tem casulos do sono para os empregados. Não há nenhuma vantagem de você trabalhar se você estiver cansado.

11. Use o armazenamento em nuvem.

Quantas vezes você passou horas editando um documento apenas para descobrir que é a versão errada?

Ou ainda pior: quantas vezes você já enviou o documento errado para um membro da equipe, chefe, ou um professor?

E para não esquecer o número de arquivos que você tem para a mesma atribuição que é algo como isto: Atribuição-1, atribuição-1-projecto, atribuição-1-final, que descamba a memória do seu computador e leva vários minutos para descobrir a versão mais recente.

Você provavelmente sente vontade de quebrar a tela quando isso acontece.

A quantidade de desperdício de tempo poderia ser evitada em trabalhar, de fato, no documento.

Boas notícias para você, você pode resolver o seu problema usando armazenamento em nuvem.

Você pode trabalhar no documento on-line para evitar duplicações e a procura de arquivos. E você pode compartilhar o link para o documento com um membro da equipe ou chefe. Se você tem que fazer upload de um arquivo manualmente, em seguida, basta baixar a versão final com facilidade.

Alguns serviços de armazenamento em nuvem incluem o Google Drive, Dropbox, Box e Onedrive.

12. Não desperdice o seu tempo com networking.

Networking é importante, mas não se impede de trabalhar sobre o que realmente interessa em seu negócio. Quando se trata de escolher entre trabalhar em algo importante ou a participar de um evento de networking, então, trabalhar sempre triunfa.

Uma regra de ouro é participar de apenas 1-2 horas de eventos de networking durante uma semana. Claro que isso depende da quantidade de trabalho que você tem e a rede tem impacto sobre o seu negócio; para a maioria dos empresários experientes com uma grande rede a quantidade de networking necessária será menor.

Agora imagine olhar para a sua lista de coisas a fazer, só que desta vez você tem cada tarefa agendada no calendário e você sabe exatamente quando você vai concluir cada tarefa.

Em vez de se estressar com as tarefas que você não poderia terminar naquele dia, agora você pode dormir em paz porque você sabe exatamente quando cada tarefa será feita.

E não é só isso. Você também não vai procrastinar em tarefas cansativas porque você sabe como fazer uma tarefa longa parecer uma piada, seguindo um desafio da flexão.

Tudo porque você implementou os métodos apresentados neste post.

Adivinha: você não é a mesma pessoa depois de ler este post. Você já sabe os segredos para alcançar uma produtividade insana!

Sem mais perdas de foco, sem mais tarefas “urgentes” de outras pessoas e você sabe exatamente como lidar com e-mail e redes sociais em comparação com a média das pessoas.

Parece loucura? Não é.

Você tem o seu roteiro agora.- Agora que você precisa para segui-lo.

O seu novo eu produtivo o aguarda.

 

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